Прерваться или нет? Часть 1

Как поведенческие факторы влияют на решения, связанные с перерывами в работе?

Что менеджеры могут сделать для борьбы с потерей производительности, связанной с отвлекающими перерывами в работе? В некоторых случаях, здравый смысл играет роль. Но иногда, подход, противоречащий здравому смыслу оказывается более эффективным.

Работа прервана

Когда вы в последний раз были в состоянии сесть за рабочий стол и завершить все задачи проекта до конца? Без электронных писем и текстов, без проверки Интернета, без коллег, которые врываются в дверь, чтобы сообщить последнюю новость про родственников или сплетню?

В научных кругах это называют “целенаправленной работой” и, согласно книге Дэйва Коплина ( Dave Coplin ) “Восстание людей: как перехитрить цифровой поток”, люди, как правило, управляют только 11 минутами фактической работы на рабочем месте. А потом их кто-то прерывает или они сами делают перерыв, чтобы проверить почту или быстро отправить текст и, чтобы потом добраться до того места, где они уже были требуется от 15 до 23 минут. Потенциал потери производительности — шокирующий!

Здесь мы опираемся на многочисленные исследования в этой области, чтобы изучить, как перерывы и разного рода отвлекающие факторы влияют на производительность широкой выборки людей — от студентов до радиологов.

Трудность непрерывной, сосредоточенной работы хорошо изучена в различных условиях, включая образование, здравоохранение и управление. Наша цель состоит в том, чтобы обобщить результаты, связанные с воздействием перерывов различных видов: от переключения между различными проектами до перерывов в различных проектах и дать представление об эффективных стратегиях борьбы с неизбежными потерями производительности, которые они обусловливают.

Благодаря этим усилиям, мы выделили некоторые ключевые находки, выводы и рекомендации для руководителей, чтобы двигаться вперед, по направлению к высокопроизводительной организации.

Прочтение этого документа должно занять 15 минут. Выключите смартфон, закройте дверь и посмотрите, сможете ли вы это сделать в один присест! 

 

Серия Deloitte по поведенческой экономике и управлению. Предметом изучения поведенческой экономики является то, как психологические, социальные и эмоциональные факторы часто противоречат экономическим стимулам, когда отдельные люди или группы принимают решения. Своими корнями тема уходит в работу лауреата Нобелевской премии Герберта Саймона, который ещё в 1959 году поставил под сомнение классическую экономическую теорию о том, что люди стараются максимизировать полезность, когда они делают выбор, чтобы добиться результата. С тех пор, учёные показали и подтвердили, что в условиях неопределенности люди используют всевозможные, легкие в использовании, но часто неточные когнитивные конструкции — эвристики. Люди не максимизируют полезность, а скорее изо всех сил всё запутывают, чтобы справиться с неопределенностью в реальности, которая является намного более неопределенной, намного более сложной и гораздо более изменчивой, чем они признают. Хуже того, как неоднократно было показано и подтверждено другим нобелевским лауреатом Даниэлем Канеманом, “Мы можем закрывать глаза на очевидные вещи, и мы слепы к нашей слепоте.»
Последствия когнитивных ограничений и предвзятости в принятии решений, столь же разнообразны, как и велики. Последствия простираются на индустрию и прикладные отрасли. Поэтому руководителям необходимо кое-что понимать о о тех аспектах человеческого восприятия и когнитивных процессов, которые могут ввести нас в заблуждение. Короче говоря, они должны понять кое-что о психологии выбора. Этот документ является одним из серии, предлагаемых компанией Deloitte, которая предназначена для удовлетворения этой потребности менеджеров, пытающихся улучшить производительность, рост и инновационные возможности их организаций. Каждая статья в этой серии рассматривает влияние и последствия поведенческих принципов, касающихся выборов людей, связанных с их работой. Читатель может увидеть некоторые наиболее часто встречающиеся темы, связанные с рамкой выбора, неопределённостью результатов, влияние времени ( и тайминга ), а также нашей общей неспособности обрабатывать информацию. В каждом документе будет представлен ряд практических рекомендаций для обнаружения, управления и/или  смягчения этих очень естественных ограничений человека и деформаций в прикладных условиях.

В совокупности эти документы показывают, как понимание деформаций и когнитивных ограничений является первым шагом в разработке мер противодействия, которые ограничивают их влияние на организацию. В качестве альтернативы, они могут помочь организациям и частным лицам определить стратегии, в которых  с учетом этики, подобные неизбежные элементы нашего мышления используются на благо производительности, роста и инноваций компании

Многозадачность среди студентов

Современные классы заполнены студентами, сёрфящими в Интернете, размещающих обновления в социальных медиа и тексты о планах на выходные и слушающих лекцию по макроэкономике.  Недавнее исследование показало, что в любой момент в аудитории, не в режиме многозадачности находились 15% студентов.

Студенты не ограничиваются лекционными аудиториями — в комнатах общежитий, кафе и библиотеках можно увидеть, как студенты одновременно обрабатывают несколько потоков информации из области развлечений и учёбы. Это неудивительно и неспособность студентов поддерживать долговременный фокус задокументирована в литературе.

Многочисленные исследования показывают, что студенты последовательно выбирают многозадачность, неоднократно обращая свое внимание на что-то еще, прежде чем вернуться и завершить задачу по целенаправленной работе. Даже в тех случаях, когда студенты проинструктированы сфокусировать свое внимание на чем-то важном, они обычно поддаются позыву переключаться между различными видами деятельности, даже не зная о том, как часто они обращают свое внимание в другие места. Например:

В одном исследовании, студенты третий год добровольно дают согласие на то, чтобы их ноутбуки контролировали во время занятий, и все же до сих пор проводят 42% своего времени в деятельности, не связанной с курсами, имея в среднем, 65 открытых и активных окон на их мониторах во время лекции. 63 окна  — это окна, не связанные с деятельностью — игровые, сообщения электронной почты, веб-серфинга и развлечений. Студенты были не просто разделены несколько видов активности, не связанной с деятельностью, они ещё и всё время переключались между этими видами активности на любое заданное время.

Это же исследование показало, что студенты значительно недооценили их использование средств массовой информации во время аудиторного занятия, а именно — занизили мгновенный обмен сообщениями на 40%  и использование электронной почты на 7%.

В другом исследовании более 1000 студентов, 80% отправляли текстовые сообщения во время занятий; 15% отправляли 11 или более текстовых сообщений в течение одного занятия.

В контексте обучения студентов, важно помнить, что цифровые виды деятельности, которыми студенты чаще всего занимаются — интернет – серфинг, электронная почта, текстовые сообщения, могут конкурировать за ту же психическую пропускную способность, которая востребована обучением.

В то время, как студенты могут значительно переоценивают свои способности работать в многозадачном режиме и недооценивают частоту, с которой они это делают, исследования показывают, что люди любого возраста испытывают трудности в оценке того, насколько хорошо работают их собственные психические процессы в любой момент времени, так как большинство из этих процессов неосознанны. Наш разум просто не в состоянии одновременно выполнять две запутанные задачи.

Перерыв приводит к забыванию

Любое прерывание, технологически вынужденное или любое другое может привести  к забыванию. Исследования показывают, что чем дольше длится перерыв, тем больше информации относящейся к задаче будет забыто. Эти потери нарастают быстрее, если выполняемые задачи требуют большой концентрации и внимания. как результат, прерывания, забывания и необходимость переучивать могут приводить к различным негативным результатам, включая:

  • работа занимает больше времени, включая время на прерывание, собственно отвлекающую активность и время для повторного возвращения к задаче;
  • качество работы страдает от повышенной умственной усталости, которая является результатом многократных подъемов и спусков ментального усилия
  • качество сохранения информации падает, как информации неправильно “закодированной” (удержанной) в памяти. Когда человек изучает что-то впервые, непрерывное время является очень важным условием, для запоминания;
  • будущее применение знаний является более сложным. Мозг обрабатывает и хранит информацию по – другому, когда отвлекается, такую информацию труднее расширить или экстраполировать вновь приобретенные знания в различных контекстах. Поэтому, даже если кто-то может научиться чему-то отвлекаясь, он может быть не в состоянии гибко и эффективно использовать эту информацию.

Поэтому исследования обучения ясно показывают нам стоимость перерывов и других отвлекающих факторов в образовательной продуктивности.

 

Источник:
Автор:
Mark J. Cotteleer & Elliot Bendoly
Обратная связь