4 разговора, необходимых новоиспеченным менеджерам

Кратко, просто, лаконично и очень полезно один из самых известных мировых коучей описывает основные навыки новоиспеченного менеджера в управлении людьми. Сегодняшние лидеры не могут эффективно управлять своими командами без этих навыков.

Роль звезды – исполнителя редко готовит кого-либо к управлению другими людьми. Эти разговоры должны помочь такому переходу.

Большинство людей помнят первый раз, когда они стали менеджером. Вероятно, они были хорошими исполнителями, которые получили повышение, благодаря своим способностям. И также вероятно, что для них не займёт много времени понять, что те навыки, которые помогли им стать отличными исполнителями не помогут им стать эффективными лидерами.

На самом деле, роль отдельного исполнителя редко готовит к тому, чтобы управлять производительностью других людей. Управление  требует набора различных навыков и стать менеджером в первый раз  — это один из самых сложных переходов, с которыми человек сталкивается в своей карьере.

Это потому, что менеджеру в первый раз приходится иметь дело с тремя новыми реалиями.

Во – первых, теперь они имеют другой фокус

Они больше не отвечают только за их работу; теперь они должны управлять работой других. Некоторые новоиспечённые руководители чувствуют это, как если бы у них было два рабочих места и, в некотором смысле, это правда. Они по – прежнему должны выполнять свои собственные задачи, а также поставленные цели и стандарты эффективности для своих непосредственных подчиненных. И это значит, что приходится беспокоиться об эффективности других людей, которую раньше, на своём прежнем рабочем месте они могли бы и не заметить.

 

Во – вторых, эти менеджеры будут иметь различные отношения. Многие новоиспеченные руководители должны будут не только узнать их нового менеджера и менеджмент своего уровня, но и управлять динамикой изменений, в которой их бывшие соратники должны буду отчитываться перед ними. Работа с подчиненными сильно отличается от работы с равными, особенно, когда это — одни и те  же люди.

Эта другая динамика проявляется и в других отношениях — например, нового менеджера не приглашают присоединиться к группе для того, чтобы провести время после работы. Люди, которые последнее время общались с ним, как с равным, дважды подумают о том, приглашать ли его теперь, когда он менеджер. Некоторые новоиспеченные менеджеры проявлявшие достаточную активность в социальных сетях могут впервые узнать о том, что такое “отфрендить” и что означает “отменить подписку” от бывших коллег, которые теперь являются непосредственными подчиненными.

И если кого – то из этих людей рассматривали прежде на эту должность, но отклонили по каким-то причинам, в будущем, на рабочем месте могут возникать очень неловкие моменты. Эти ситуации могут быть эмоционально трудны для всех участников. Управление подвижной системой требует особой тщательности.

 

Третья реалия для новичков состоит в том, что они имеют теперь разные уровни влияния. Теперь у них есть возможность влиять не только на сотрудников но и на организацию в целом. Когда они чувствуют, что их менеджер, коллеги и подчиненные судят о результатах их работы, это может заставить их ощущать, что они застряли в середине и подотчетны всем. Они знают, что их успех или неудача в этой новой роли, скорее всего, повлияет на рабочую атмосферу в их отделе, на их личный путь лидерства и, в конечном счете, на их способность достигать целей организации.

Один жизненно важный навык, который может позволить им управлять всеми этими новыми реальностями  — это умение проводить содержательные беседы с непосредственными подчиненными, коллегами и их собственными лидерами. Каждый разговор предоставляет возможность стать положительным или отрицательным поворотным моментом в качестве отношений.

В конце конструктивного разговора, участники имеют четкое понимание и позитивное чувство в отношении друг друга. Диалоги, которые заканчиваются отрицательно не только не обеспечивают ясность, но и могут привести к ухудшению или разрыву отношений.

 

“Стать менеджером в первый раз  — является определяющим моментом во времени, и, если вы всретились с правильным подходи,это может изменить траекторию вашей карьеры” — сказала Кейт Хэрмон (Kate Harmon) руководитель отдела обучения розничной торговли и менеджер по развитию Вашингтон Траст Банка (Washington Trust Bank). “Я считаю, что ключ находится в более глубоком шаге принятия ваших отношений и завоевании доверия в качестве уважаемого лидера.

 

4 типа разговоров

Важные разговоры, которые должны освоить новоиспечённые менеджеры делятся на 4 категории: постановка цели, похвала, переориентация и подведение итогов.

1. Разговор “Постановка цели”.

Поскольку вся успешная деятельность начинается с определения целей, то диалог “постановка целей” является наиболее логичным местом для того, чтобы начать строить отношения со своими сотрудниками. В этой беседе менеджер и непосредственный подчиненный лицом к лицу обсуждают документы, которые включают стандарты работы с обоими участниками и согласовывают, что именно должно быть достигнуто и к какому сроку. Это разговор, разъясняющий, что представляет собой успешная деятельность, почему задача должна быть выполнена и как эти результаты повлияют на самого человека, группу и организацию, когда будут достигнуты.

После того, как цели созданы и установлены, очень важно дать людям обратную связь о результатах их деятельности. Здесь вступают в игру два следующих типа разговоров.

2.  Разговор “Похвала”. 

Разговор “похвала” вступает в силу  между менеджером и непосредственным подчиненным, когда дела идут хорошо и в правильном направлении. Это важно для менеджера — хвалить конкретное поведение оперативно и поощрять непосредственного подчиненного, чтобы поддержать хорошую работу. Это особенно нужно, когда кто-то работает над новым навыком или задачей, так как похвала помогает укреплению доверия.

Разговор “похвала” это не лесть. Это обсуждение, которое способствует укреплению доверия и улучшает коммуникацию, поскольку оно основано на фактах. Выражение «хорошая работа» не достаточно конкретно, чтобы строить отношения. Но если менеджер говорит, «Тревис, спасибо за тот отчет, который я просил в начале этого месяца. Это дало мне информацию, которая нужна для сегодняшней встречи. Так держать!”  — это чётко передает признательность и повышает моральный дух Трэвиса.

“По мере того, как мы разрабатывали новую учебную программу для руководителей, мы узнавали, что разговор “похвала” является одной из наиболее сложных концепций для понимания новых лидеров, сказал Брайан О’Нил (Brian O’Neil), описывая свою работу в качестве директора по операционному качеству в Венецианском отеле в Лас-Вегасе. «Мы дали нашим лидерам очень конкретные способы структурирования этих коротких разговоров, используя рассказывание историй как общий формат.»

Мы также подчеркнули, короткий, но непрерывный характер этих разговоров,» сказал он. «Это был огромный сдвиг парадигмы для всех наших лидеров, чтобы понять, что коучинг не является процессом «судейства «. Это долгий разговор с общей целью помочь сотрудникам расти и развиваться «.

 

3. Разговор “Переориентация”.

Разговор “переориентация” происходит с непосредственным подчиненным, когда дела идут не так хорошо, как ожидалось. Фокус этой дискуссии сосредоточен на том, чтобы выяснить, что пошло не так, задавая вопросы и выслушать ответы.

Используя тот же пример, что и выше, скажем, Тревис не отправил свой отчет тогда, когда обещал. Если бы его менеджер просто сказал бы ему о том, что он был разочарован, это бы подрывало доверие Тревиса и разрушало бы отношения. В разговоре “переориентация”, менеджер Тревиса начинает словами: «Трэвис, я не получил этот отчет, который был мне нужен для моей встречи. Скажи мне, что произошло”.

Это не вносит суждение или эмоции в ситуацию, но позволяет Тревису объяснить, что случилось. Менеджер, который слушает внимательно во время такого рода разговора, может узнать полезную информацию, такую как личные проблемы и/или  неэффективные внутренние процессы, которые повлияли на способность Тревиса, закончить задачу.

Цель разговора “переориентация” в том, чтобы создать возможности для человека с проблемами производительности и обсудить их в безопасной, благоприятной среде.

 

4. Разговор “Подведение итогов”

Разговор “Подведение итогов”происходит при завершении задачи или проекта. Это дает возможность менеджеру отметить достижения непосредственного подчиненного, а также новые знания и навыки, полученные в ходе рабочего процесса. Это также удачная возможность обсудить то, что можно было бы улучшить в будущем.

С сегодняшними темпами бизнеса разговор “подведение итогов” иногда можно откладывать до бесконечности. Тем не менее, выделение времени для того, чтобы ещё раз подумать над проектом, даёт менеджеру ещё один повод улучшить свои отношения с членом команды. Каждый разговор критичен, когда речь идет о развитии доверия в рабочей среде.

 

Четыре тактики для обеспечения эффективной коммуникации

Когда менеджеры начинают разговаривать со своими сотрудниками, они должны обратить внимание на 4 важных способа сделать их обсуждение более эффективным.

  1. Слушайте, чтобы узнавать.

Пожалуй,самым важным инструментом является слушание. Иногда, начинающие менеджеры могут попасть в ловушку, думая о том, что они собираются сказать другому человеку вместо того, чтобы внимательно его слушать. В своей новой роли они должны слушать, чтобы понимать и узнавать. Полезно провести разговор в восприимчивой среде, чтобы сосредоточиться на своем присутствии и слушать с намерением оказать влияние.

Менеджеры должны обратить внимание на то, какой стиль общения используется другим человеком и слушать не только содержание, но и контекст. Такого рода слушание поможет менеджеру понять, что действительно важно для непосредственного подчиненного, чтобы они могли работать вместе и преодолеть препятствия.

 

2. Задавайте вопросы , чтобы понять

Менеджеры должны использовать вопросы, чтобы получать информацию, генерировать идеи, выявлять препятствия и определять последующие шаги.

Прямые вопросы помогают сосредоточиться на поведении и способствуют пониманию. Использование вопросов “Кто?” и “Что?” помогает человеку сфокусироваться на будущем и требует от говорящего тщательно продуманного ответа.

Избегайте вопросов «Почему?», так как они, как правило, акцентируют внимание на прошлом и могут восприниматься как способ обвинить. Опытные менеджеры используют вопросы “Кто?” и “Что?” чтобы установить позитивный тон и укрепить доверие.

«Когда мы ввели нашу новую тренерскую парадигму в рамках учебного плана занятий с новыми лидерами, я часто сводил их роль в качестве тренера к этим двум основам: больше слушать, и когда вы должны говорить, делать это в форме вопроса , а не заявления”,сказал О’Нил. «Только эти две вещи, которые могут коренным образом изменить восприятие сотрудников формируют лидера с точки зрения доверия и поддержки”.

 

3. Говорите правду

Менеджеры должны быть готовы поделиться полезной информацией, проверить предположения и противостоять расхождениям. Освоение этого важного метода помогает менеджерам сосредоточиться на разговоре и двигаться вперед позитивным и прозрачным способом.

Подтверждая то, что они услышали точку зрения другого человека, полезно усилить это и спросить: “Это то, что я услышал? Я  — прав?” Этот способ общения иногда называют обобщением, и он открывает возможности для непосредственного подчиненного либо вдаваться в подробности, либо убедиться в том, что общение обеих сторон эффективно.

 

4. Экспресс доверие

Новоиспеченные менеджеры должны дать понять непосредственному подчиненному, что они уверены в их способностях. Это важно для каждого человека, чтобы чувствовать, что он является надежным партнером. Когда менеджер признаёт способности непосредственного подчиненного и его конкретный вклад, это дает человеку возможность быть ещё более полезным.

 

Учитывая несколько поколений и мириады культур, представленных в сегодняшней рабочей силе, наряду с призывом к лидерам уметь решать различные типы проблем на рабочем месте, легко понять, почему эффективная коммуникация  является определяющим навыком для руководителей, которые хотят вдохновлять сотрудников в разных странах на высокую производительность.

Эти и другие новые реалии являются обязательными для новоиспеченных менеджеров, поскольку они начинают один из самых сложных и благодарных этапов их жизни.

 

Обратная связь