Выбираем способы коммуникации

Новая статья Лесли Алана посвящена построению коммуникационного плана для общения со всеми заинтересованными сторонами при запуске учебного проекта.

 Одним  из ваших первых шагов в запуске нового учебного проекта является выявление заинтересованных сторон обучения  и того, что ими движет. Когда вы знаете, кто является заинтересованным в вашем проекте, думайте о том, как вы планируете общаться с каждым из них.

Каждая заинтересованная сторона будет предпочитать свой собственный стиль общения.

Тем не менее, есть некоторые основополагающие принципы и практики, которые, если им следовать, помогут сохранить  заинтересованные стороны вовлеченными  и заинтересованными.

Рассмотрим, во-первых, направление коммуникации. Ваши возможности находятся между  вашим односторонним информированием на одном конце спектра,  диалога в середине и многостороннего взаимодействия на другом. Односторонняя коммуникация особенно хорошо подходит для передачи фактов или информирования  большого числа людей быстро и эффективно. E-mail, текстовые сообщения, информационные бюллетени, доски объявлений, и тому подобные вещи  хорошо справляются с этой работой. Тем не менее, с практической точки зрения, это не оставляет возможностей для  уточнений, вопросов или предложений  альтернативной точки зрения, поэтому не развивает взаимовыгодные отношения.

Можно начать  диалог с помощью  этих методов. Однако, этот диалог будет проходить  не в реальном времени. С другими событиями и вещами, требующими внимания  между ответами, разговор может быстро снизить интенсивность и  отодвинется на задний план. Построение отношений становится вторичным по отношению к более насущным приоритетам.

Помните, что для того чтобы добиться успеха в вашем учебном проекте, необходимо будет разработать оригинальные учебно – партнерские отношения с вашими основными заинтересованными сторонами на основе взаимного уважения и понимания.

В режиме реального времени,  для построения отношений лучше подходит двусторонний диалог, особенно там, где нюансы общения выражаются  через язык тела и голос, и считываются  обеими сторонами как часть  разговора. Если взаимоотношения новые или  должно быть принято очень важное решение, встречи лицом к лицу лучше телефонного контакта, который, в свою очередь, лучше обмена текущими сообщениями, именно по этой причине. Односторонние методы общения, как известно, проблематичны в передаче уважения, искренности, важности и актуальности; все нюансы, которые и определяют разницу между тем, что может быть сделано, а что — нет. Отправлять участникам обучения проспекты, в которых подчеркивается, что посещаемость имеет важное значение, не совсем то же самое, что сказать им об этом глядя в глаза и подчеркивая, как важно их обучение  и что оно необходимо для расширения компанией своей клиентской базы.

Рассмотрите возможность создания плана коммуникационной программы, которая описывает коммуникационные потребности для каждого вида заинтересованных сторон. Документальный план коммуникации поможет вам отслеживать кто, что, где и когда происходит с коммуникационными потребностями ваших заинтересованных сторон.

Двусторонний диалог уступает многостороннему взаимодействию, когда трое или больше людей собираются вместе. Такие встречи могут быть проведены в целях:

  • социального взаимодействия, чтобы наладить рабочие отношения;
  • для выработки совместного решения по проекту;
  • делегирования обязанностей и задач;
  • взаимного решения проблемы преодоления узких мест проекта;
  • разбора полетов после завершения фазы проекта или части программы;

Все эти виды встреч могут быть использованы для выработки и развития подлинных партнерских отношений. Они являются отличным средством решения проблем и получения обратной связи от каждого  очень быстро. Дайте время для общения, причем до начала совещания, чтобы люди могли узнать друг друга и начать так, чтобы им было комфортно общаться в присутствии друг друга.

Убедитесь, что каждый ознакомлен с сутью вопроса  в начале обсуждения.

Сформируйте  вашу альтернативную точку зрения

Если  вы делаете презентацию с помощью  программного обеспечения  и проектора, убедитесь, что слайды презентации  занимают центральное место. Сведите модные эффекты к минимуму и ограничьте количество строк и слов на слайдах, оставив то, что абсолютно необходимо, чтобы передать  смысл. Не читайте слайды вслух, когда ваша аудитория может прочитать слайды про себя.

Чтение слайдов, в то время, как участники читают одни и те же слова просто путает их аудио-и визуальные пути их восприятия. Используйте фотографии, графики и диаграммы вместо слов, где они разъясняют или иллюстрируют то, что вы говорите. Сведите текст к минимуму и выражайте  свою индивидуальность и энтузиазм. Люди хотят видеть в вас четкое сообщение.

Встречи  могут быть лицом к лицу, или, если географическое расстояние значительно, вы можете организовать видеоконференцию или веб-конференцию, если технология недоступна или, слишком дорого организовать телеконференцию. Если приглашенные не могут присутствовать, отправьте им конференцию в течение нескольких минут сразу после встречи. Свяжитесь с  каждым, чтобы спросить, нужны ли им  разъяснения по любым вопросам и есть ли у них что-то, во что они хотели бы  внести свой вклад.

Если вы хотите, чтобы ваши встречи были успешны для всех заинтересованных сторон, убедитесь, что вы сосредоточены на том, что важно — измеримых результататах проекта. Сделать это ясным необходимо с самого начала, а также нужна хорошо спланированная и плотная повестка дня.

Необходимо продемонстрировать, что проект или программа отвечает реальной организационной необходимости. Некоторые заинтересованные стороны захотят знать все детали о том, что вы предлагаете, к каким результатам вы намереваетесь прийти с помощью этого проекта.

Хорошо подготовьтесь. Другие  участники могут хотеть послушать просто обзор и могут основывать свои решения на доверии, которое они к вам испытывают.

Поощряйте заинтересованные стороны “внутренними покупками”.

Получайте «внутренние покупки» от заинтересованных сторон, давая им участие в принятии решений.

Это относится как к тем заинтересованным сторонам, которые выше вас  в организационной иерархии, так и к тем, которые ниже. Например, если вы заключаете договор с внешним поставщиком  услуг по обучению, предоставьте спонсору программы оценить других поставщиков, перед тем, как сделать окончательный выбор. С другой стороны, попросите потенциальных участников обучения выбрать, какой график обучения им подходит больше всего.

С теми заинтересованными сторонами, которые, на первый взгляд, не хотят оказать вам поддержку проведите закрытое заседание. Формальное изменение мнения этих заинтересованных сторон в ходе встречи будет только провоцировать дальнейший антагонизм или притворное согласие. Спросите их: «В какое время вам удобно сесть и обсудить ваши вопросы?»

Еще лучше, если вы знаете, что они определенно антагонистичны по отношению к проекту или программе,  организуйте ещё одну встречу заранее, чтобы обсудить с ними вопросы  до проведения общего совещания.

Если вы хотите провести импровизированную встречу с заинтересованной стороной, в первую очередь, проверьте, что с ними все в порядке и скажите, сколько времени это займет. Некоторым заинтересованным сторонам не нравится, чтобы их беспокоили между запланированными совещаниями. Узнайте, что является предпочтениями ваших заинтересованных сторон, а затем соблюдайте их.

Заинтересованные стороны многочисленны и разнообразны, поэтому предложения, высказанные выше, носят общий характер. Однако, тем, что  заслуживает здесь  внимания, является важность внедрения учебной программы с учетом организационной стратегии или инициативы. Учебные программы, которые не являются признанными с точки зрения организационной необходимости, вряд ли получат значительную поддержку  учебного отдела и будут бороться за то, чтобы найти реальных партнеров  проекта.

План Стратегической Коммуникации

Опишите  всю информацию, которую вы собрали для завершения плана о партнерстве с заинтересованными сторонами. Включите в ваш документальный план разделы для записи своей стратегии и планы привлечения каждой из заинтересованных сторон и область, в которой вы можете достичь прогресса. Ваша стратегия должна включать в себя ваш подход к получению их поддержки.

Будете ли вы убеждать, разъяснять, сотрудничать или выберете альтернативный вариант? Запишите в вашем плане, какие конкретные шаги вы будете предпринимать для реализации вашей стратегии. Будете ли вы отправлять информационное сообщение, встречаться в частном порядке, организуете брифинг или изучите вопрос?

Для того, чтобы отслеживать прогресс  по мере прохождения различных фаз проекта, создайте план, в который будете вносить изменения. Обновляйте план и записи в области прогресса либо по мере изменения или через регулярные промежутки времени так, как вы считаете целесообразным.

 

Обратная связь