Введение в организацию и адаптация: гид по процессу

Статья-руководство по созданию великолепного опыта сотрудников в время выхода на работу, введения в организацию и адаптации: основные компоненты процесса, советы и идеи.

Вы входите в дверь, вы полны энергии, улыбка на лице.
Кто-то встречает вас в холле.


— Здравствуйте. Кто вы?
— Привет, я Джули, новый сотрудник!
— Ой. Я не знал. Вы знаете, кто ваш менеджер?
— Да, конечно. Сергей Цукерберг.
— Я позвоню ему. Пожалуйста, присаживайтесь.
Через несколько минут: “Джулия, извините, но мистер Цукерберг не отвечает на свой телефон. Я попробую снова позвонить ему через несколько минут и сообщу вам, что делать”.

Надеюсь, в большинстве случаев в первый день работы этого не произойдет.

Тем не менее существует множество вариаций дрянных первых дней. Отсутствует компьютер. Члены команды, которых никто не проинформировал. Занятый менеджер. Отсутствие четких первых задач. Назовите сами.

Рекрутеры и менеджеры по персоналу подчеркивают важность первых впечатлений в процессе собеседования. Но многие забывают применить это правило к выходу на работу (или сообщить об этом менеджерам). Это не признак паршивых менеджеров. Это результат отсутствия в компании четкого процесса. Хороший процесс = хороший бординг. Гарантировано.

Давайте начнем с некоторых ключевых принципов, а затем рассмотрим, как должен выглядеть хороший гид по процессу, и для нового сотрудника и для менеджеров.

Успешное введение в организацию и адаптация: Основные принципы

  1. Подготовьте все.
    Устанавливайте все заранее. Существует разница между наличием компьютера и наличием компьютера со всем уже установленным программным обеспечением. Подготовьте важные формы и руководство по входу в организацию (руководство нужно иметь обязательно!). Супер-бонус: подарите подарочный набор для нового сотрудника И для его семьи.
  2. Попросите всех подготовиться.
    Удостоверьтесь, что текущие члены команды знают, что новый сотрудник выходит (и когда!). Сообщите им её/его имя, необходимую информацию и роль в компании. Пусть они поприветствуют его/её лично. Хороший способ сделать это — менеджер проходит по офису и лично представляет нового члена команде. И менеджер может подготовить какие-то задачи для каждого члена команды, чтобы они помогли новому сотруднику в первый день и в течение первой недели.
  3. Оставьте временной буфер.
    Если понедельник руководителя всегда заполнен встречами и совещаниями, то назначьте выход на вторник. И независимо от выбранного дня, не назначайте слишком раннее время. Если возникло что-то срочное или подготовка оказалась не столь безупречной, как вы думали, у вас будет время исправить это.
  4. Сделайте первый день легкой версией типичного дня.
    Не делайте его супер занятым и жестким, но также не заставляйте нового сотрудника читать материалы о компании в течение всего дня. Пусть новичок начнет свою новую работу. Только более легкую версию. Ему необходимо узнать и разобраться в первые несколько дней со слишком многими вещами, чтобы делать его супер занятым.
  5. Всегда имейте план Б.
    Удостоверьтесь, что у вас есть четкий процесс по введению в организацию и убедитесь, что у вас есть замены в случае, если ответственные лица заболевают или попадают на экстренное совещание в день Х! Выберите всем ключевым участникам кого-то из команды на замену, кого-то, кто знает, что происходит в процессе входа в систему и команду нового сотрудника.
  6. Создайте несколько руководств.
    Вам нужно подготовить гид, по которому новый сотрудник мог бы быстро учиться и иметь справочное руководство на первое время. На новичков часто обрушивается много новой информации для обработки и все трудно запомнить. Чтобы все работало, сделайте версию и для менеджеров тоже. Они должны знать, что указано в руководстве для новичков и участвовать в его создании. Наряду с руководством очень важно иметь контрольный список, как для менеджера, так и для нового сотрудника, в котором перечислены ожидаемые задачи для обоих.

 

Создание потрясающего руководства по введению в организацию

Руководства по введению для новичков всегда очень компание-центрированы, но здесь приведены некоторые общие рекомендации.

Ваш гид должен содержать историю организации, ее ценности и всю практическую информацию, особенно в отношении повседневной работы и других членов команды.

Вот краткий обзор нашего собственного гида в daphni:

Часть 1 — Что необходимо знать

  • Наша история и миссия;
  • Наше стратегическое позиционирование, модель и причина “Почему”;
  • Наша команда: имена и лица всех (очень важно включить фотографии!) и небольшие биографии (с конкретными и интересными фактами); для каждого члена команды мы описываем его/её опыт, супер силу, советы, подсказки, когда просить о помощи;
  • Наши ценности и то, что они означают в повседневной жизни в компании;

Введение в организацию и адаптация: гид по процессу Один из слайдов нашего гида

  • Наш набор программного обеспечения;

Введение в организацию и адаптация: гид по процессу Наш набор программного обеспечения

  • Типичная неделя для некоторых должностей (или отделов) в компании (попросите людей в компании кратко описать свою миссию, ключевые результаты и действия);
  • Жизнь в нашей компании (дресс-код, типичный график, отпуск, удаленная работа, внутренние семинары, внутренняя связь, внешняя связь, страхование и льготы, еда, посещения друзей, коды Wi-Fi, IT-правила и т.д.);
  • Как передать нашу миссию и рассказать другим о своей работе.

Часть 2 — Описание периода адаптации

  • Что происходит в День 1:
  • Trello-шаблон для использования в виде контрольного списка для сотрудника. Вот хороший пример: https://trello.com/b/qr3AcASr/new-hire-onboarding;
  • Встреча с командой и погружение в легкую версию повседневной рабочей жизни;
  • Что происходит в Неделю 1 и 2;
  • Попросите менеджера потратить время на разработку правильных целей и ключевых результатов (по ОКR и установить ожидания, которые должен получить новый сотрудник;
  • Назовите двух “приятелей”, ответственных за адаптацию. Один из них — “приятель “по должности”, часто это его/ее непосредственный менеджер, ответственный за хорошее понимание работы, другой — “приятель “по культуре”, который будет проверять, чувствует ли новичок себя свободно во время адаптации, понимает все видимые и невидимые правила и получает ли все возможные ресурсы. “Культурный” приятель несет ответственность за постоянное совершенствование адаптационного процесса.

 

Ну, теперь то уж мы закончили, правильно!?

Нет! Не забывайте, что адаптация будет длиться более нескольких недель. Не думайте, что ваш новый сотрудник узнает все необходимое за две недели. Регулярно проверяйте, чтобы адаптационный процесс проходил гладко для нового сотрудника, команды и менеджера. Отправьте опрос удовлетворенности через два месяца после приёма, чтобы новичок мог поделиться своими впечатлениями.

Вы также должны регулярно пересматривать ваше руководство. Вы нанимаете, значит, вы растете. Рост = Изменение. Следовательно, ваше руководство по введению должно изменяться. Возможно, это будет небольшое обновление, потому что изменился ваш пароль wifi. Или, потому что ваша процедура подачи инициатив изменилась. После опроса удовлетворенности вы можете узнать, что во время адаптации что-то было неясно. Это отличный способ дать новому члену команды возможность внести свой вклад в процесс приёма и адаптации и помочь следующему новичку.

 

Как перейти от хорошего к великому

Я вижу, что человеческий ресурс действительно имеет для вас значение (иначе вы не читали бы эту статью).
Значит ли это, что вы пытаетесь не оставаться на уровне “чуть выше среднего работодателя”, а стать лучшими в HR и адаптации?

Вот несколько дополнительных советов, которые создают разницу:

  • Создайте приветственный набор, который будет ждать новичка на его столе;
  • Включите в набор не только юридические контракты и руководство, но и рукописные заметки;
  • Подготовьте визитные карточки. Заблаговременно;
  • Положите небольшие подарки для нового сотрудника, а также для его семьи;
  • Принесите что-то для завтрака или отведите своего нового коллегу на обед в хороший ресторан. Еда имеет значение;
  • Проведите экскурсию по зданию/офису и поделитесь историями о компании или офисе перед началом рабочего дня;
  • Не оставляйте новичка на долгое время. Начните с обсуждения, затем дайте ему/ей час, чтобы изучить руководство, а затем вернитесь, чтобы попросить обратную связь и возможные вопросы;
  • Создайте систему друзей. Выберите приятеля из команды (“приятель по должности”), а также извне команды (“приятель по культуре”). Хороший способ представить новичку компанию — представить его другим отделам;
  • Поговорите о работе, чтобы убедиться, что новый сотрудник понимает свои обязанности. Вот основные вопросы для обсуждения:

а. Какова его ежедневная работа?
б. Кто является заинтересованными сторонами в его работе? Вы можете инициировать встречу с коллегами, чтобы он мог получить “инсайдерские” советы.
в. Какие цели, результаты и производительность ожидаются от него? И когда? (Это должно быть связано с ОКR, которые вы описываете в руководстве).
г. Каковы основные вызовы на этой должности в будущем?
д. Каковы обязанности?
е. Каковы общие черты людей, которые успешны или неуспешны на этом посту или в целом в компании?

Ну, теперь ваша очередь. И поскольку мы не хотим оставлять вас без хорошего чтения, мы даём ссылку на невероятный гид по введению в организацию от Valve. Наслаждайтесь (и получайте вдохновение)!

Valve Onboarding guide:
http://www.valvesoftware.com/company/Valve_Handbook_LowRes.pdf

 

Обратная связь